Der Dienstplan macht sich doch von alleine!

Written by on 29. Januar 2018

Ich kann förmlich sehen, wie sich Dein Gesicht rot verfärbt und Dich die Wut platzen lässt. Vor allem, wenn Du selber Dienstpläne schreibst. Natürlich ist das auch nur eine steile Aussage.

Oder?

Naja, eigentlich nicht so ganz. Denn eigentlich ist das das Ziel, das ich in meiner Einrichtung verfolge.

Aber von Anfang an:

Eine nicht repräsentative Umfrage in ein paar Altenpflege-Gruppen auf Facebook hat ergeben, dass es drei TOP-Argumente oder TOP-Bereiche gibt, wegen derer sich Bewerber für einen Arbeitgeber entscheiden. Diese sind untereinander nahezu gleich oft genannt worden, insgesamt aber mit einem himmelweiten Abstand zu Punkt vier. Diese drei Punkte sind:

  • Fairer Dienstplan
  • Ausreichend Gehalt
  • Gutes Team

Heute möchte ich auf den Dienstplan eingehen.

Der Dienstplan ist nicht nur ein Instrument, um die Versorgung der Bewohner sicherzustellen durch die Planung des Personaleinsatzes. Der Dienstplan ist ein sehr mächtiges Führungsinstrument! Und zwar ein Instrument, um das Team zu führen, nicht einzelne Mitarbeiter. Ich finde, das muss man erwähnen an dieser Stelle. Es gibt sicher Einige, die in Versuchung kommen den Dienstplan zu nutzen, um gute Mitarbeiter zu bevorzugen, zu belohnen, oder um schlechte Mitarbeiter zum Aufhören zu motivieren. Das ist keine gute Idee aus meiner Sicht, und es ist vielleicht sogar arbeitsrechtlich bedenklich.

Aber das Team als Ganzes lässt sich super führen damit. Und natürlich auch motivieren, oder eben demotivieren. Wichtig ist bei der Dienstplangestaltung vor allem Eines: Er, der Dienstplan, muss fair gestaltet sein. Das bedeutet nicht, dass jeder das bekommt, was er möchte, jeden Wunsch erfüllt bekommt. Das bedeutet aber doch, dass es kein Ungleichgewicht gibt, beispielsweise Mitarbeiter A immer alle Wünsche erfüllt werden, Mitarbeiter B nur manchmal einer. Oder dass Mitarbeiter C drei Wochenenden jeden Monat frei hat, Mitarbeiter D aber immer drei Wochenenden arbeiten muss. Sicher gibt es hiervon Ausnahmen. Wohnbereichsleitungen, zumindest bei mir, habe ich gerne immer unter der Woche da. Einfach weil sie viel externe Kommunikation, mit Ärzten, Angehörigen, und so weiter zu tun haben, und auch, weil sie sich viel mit mir abstimmen, oder mit der Verwaltung. Dies sollte man den anderen Mitarbeitern aber auch so erklären können.

Dass das Team einen Dienstplan als fair und gut ansieht, müssen ein paar Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Wann kommt der Dienstplan raus?
    Prinzipiell, wenn das Team einmal steht, kann man einen Dienstplan Monate im Voraus schreiben. Wenn man das kann, sollte man das auch tun. Weg von Improvisation, hin zu wirklicher Planung
  • Wieviele Tage habe ich frei und wie liegen die?
    Arbeitsrechtlich müssen Mitarbeitern in einem Zyklus von 14 Tagen zwei freie Tage gewährt werden. Dies kann, nach einem aktuellen Urteil, auch der erste und der letzte Tag des Zyklusses sein. Es ist also rechtskonform, zwölf Tage durchzugehen. Ebenso ist es in der Pflege ausreichen, 15 Sonntage im Jahr frei zu geben, der Rest kann gearbeitet werden. Soviel zum Recht. Für die Mitarbeiter ist aber wichtig: Habe ich ausreichend Wochenende Samstag und Sonntag frei? Habe ich insgesamt genug frei, und zwar am liebsten zwei zusammenhängende Tage. Im Sinne der Erholung ist das für den Arbeitgeber auch ratsam
  • Wie ist mein Schichtrhythmus?
    Viele Wechsel in den Schichten sind für den Körper und den Geist ein Graus! Sinnvoll ist es, eine Rollierung rein zu bekommen. Vorwärts oder rückwärts ist, nach neuesten Studien, nahezu egal.
  • Wie sicher ist mein Urlaub?
    In der Pflege ist es nicht unüblich, dass bei Personalknappheit, beispielsweise wegen Krankheit, oder weil jemand aufgehört hat, schnell mal gefragt wird: Kannst Du nicht Deinen Urlaub verschieben? Schnell ergibt sich ein Teufelskreis. Urlaube sollten UNBEDINGT eingehalten werden.
  • Werden wir alle gleich behandelt?
    Das habe ich oben schon erwähnt. Wichtig ist, dass nicht einzelne Mitarbeiter bevorzugt oder benachteiligt werden.

Das, und ganz viele andere Themen wie bspw. die Überstundenhandhabung, wirken sich auf die Motivation der Mitarbeiter aus.

Für denjenigen, der den Dienstplan schreibt, ist es aber auch nicht immer einfach. Herausforderungen sind vielleicht folgende:

  • Wann können Mitarbeiter anfangen, wie lange können sie bleiben?
    Mitarbeiter mit Kindern können nicht um sechs anfangen, ebenso solche, die mit den öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen. Mit dem Dienstende ist es das Gleiche.
  • Wer kann an welchem Wochenende?
    Nicht immer ist klar, ob es Präferenzen für die Wochenenden gibt. Alleinerziehende haben vielleicht eine Regelung mit dem anderen Elternteil. Vielleicht steht eine unregelmäßige Veranstaltung an.
  • Wer kann wie lange Dienst machen?
    Oftmals könnten Mitarbeiter einen kurzen Früh, oder einen kurzen Spät machen, wenn sie einen Termin haben. Davon weiß der Dienstplanersteller aber nicht zwingend etwas.

Kurz, der Dienstplanersteller kann nie alle Informationen über die einzelnen Mitarbeiter haben, die haben diese nur selbst.

Wie erreicht man nun mit all diesen Herausforderungen das Ziel, dass sicher der Dienstplan „selber macht“. Selber machen wird er sich natürlich nie! Aber die Einteilung der einzelnen Einheiten kann, gemäß dem Subsidiaritätsprinzip, soweit am Mitarbeiter wie möglich erfolgen. Das bedeutet konkret:

  • Der Arbeitgeber erstellt, gemeinsam mit den Mitarbeitern, den Urlaubsplan, trägt diesen in den Dienstplan ein. Ebenso trägt er Frei ein, Weiterbildung und sonstige Dinge, für deren Einhaltung er verantwortlich ist, eventuell ein Wochenendarbeitsverbot für Schwangere oder dergleichen. Er kommt damit seiner Fürsorgepflicht nach.
  • Der Dienstplaneinteiler, sagen wir die PDL, teilt die Mitarbeiter nur für einzelne Schichtgruppen ein. Also welche Mitarbeiter haben Früh, Spät oder Nachtdienst. Er gibt aber nicht vor, welcher Dienst konkret zu leisten ist. Also wann konkret Dienstbeginn ist und wann Dienstende.
  • Dies können die Mitarbeiter selbst, im Team, festlegen. Somit kann jeder seine Bedürfnisse einbringen und schauen, ob er sie erfüllen kann. In der Reinform können die Mitarbeiter dann sogar die Schichtgruppen selbst wählen. Die wirklichen Anwesenheitszeiten werden mit einem Zeiterfassungssystem getrackt. Somit ist in der Rückschau immer ersichtlich, wer wann im Dienst war. Es ist dann bspw. möglich, erst um 8 Uhr anzufangen, wenn der Nachtdienst bis 8 Uhr bleibt.

Natürlich sind dafür einige nicht zu verachtende Voraussetzungen zu erfüllen:

  • Es müssen klare Regeln definiert werden
    So muss bspw. festgelegt werden, dass Fachkräfte nur an Fachkräfte übergeben dürfen. Wenn die Folgefachkraft nicht anwesend ist, kann die gehende Fachkraft eben den Arbeitsbereich nicht verlassen.
    Ebenso muss klar definiert sein, zu welcher Tageszeit wieviele Mitarbeiter im Dienst sein müssen, und wieviele davon Fachkräfte sein müssen.
  • Das Team muss verantwortungsbewusst damit umgehen
    Wenn einige wenige, oder auf Dauer auch nur einer, das System ausnutzen wollen, indem sie sagen, sie kommen pauschal so spät wie möglich, und der vorhergehende Dienst muss so lange da bleiben, wird das System eher das Gegenteil bewirken: Es wird Unmut schüren.

 

Um dieses System einführen und leben zu können, ist also am Anfang eines notwendig: Eine entsprechende Teamentwicklung. Das Team muss dieses System WOLLEN. Man kann es nicht von oben oktroyieren. Man muss das Team so entwickeln, dass es selbst dieses System möchte. Nur dann wird das Team auch den notwendigen langen Atem haben, um anfängliche Schwierigkeiten durchzustehen.



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